فرآیندسازی در یک هفته

فرآیندسازی چیزی جز ایجاد روال های مناسب برای انجام فعالیت های گوناگون که منجر به خروجی مطلوب می شود نیست، ولی تعاریف و عناوین مختلف باعث پیچیدگی و عدم درک مناسب آن شده است و من در این مقاله قصد دارم مسیر فرآیندسازی را برای شما ساده و کوتاه کنم. زمان یک هفته یک زمان حدودی برای شرکت هایی است که در چرخه عمر شرکت ها در مرحله طفولیت یا رشد سریع قرار گرفته اند و می تواند براساس ابعاد آنها تا یک ماه هم ظول بکشه .

این مقاله برای شما مناسب است :

• اگر احساس می کنید کارها به خوبی در مجموعه شما نمی چرخد و به موقع به آنها رسیدگی نمی شود.
• اگر با خطاهای تکراری در انجام کارها روبرو می شوید و از توضیح نحوه درست کارها خسته شده اید.
• اگر روالهای ساده و قابل درکی برای انجام کارها ندارید و هربار به شکل متفاوتی آنها را اجرا می کنید.
• اگر نحوه انجام کارها را بصورت شفاهی برای نیرو تازه وارد مجموعه توضیح می دهید.

اگر شروط بالا در مورد شما صدق می کند به دوره یک هفته ای فرآیندسازی خوش اومدید.

گام اول : مطالعه

زمان : روز اول هفته

گام اول یعنی مطالعه توسط شخص شما و افراد اصلی که می خواهند در این هفته همراه شما باشند نیاز است انجام شود. میتوانید یک جلسه آموزشی دو ساعته را هم همراه با رابی یا دیگر اساتید متخصص داشته باشید.

فقط کافیست به درک کلی از فرآیندسازی طی چندساعت محدود برسید تا یک نگاه هلکوپتری به مجموعه خود پیدا کنید مثل وقتی که سوار هلکوپتر یا هواپیما می شوید و اوج می گیرید مسیرها و جاده های اصلی شهر را به خوبی می بینید و دیگر کوچه پس کوچه ها قابل مشاهده نیست .

چرا چندساعت محدود ؟ چون در چرخه اول داشتن اطلاعات کلی از فرآیندسازی کفایت می کند و اگر حجم اطلاعات شما بیش از نیاز مجموعه باشد ممکن است اینکار با رسمیت بالا و سرعت پایین انجام شود و قطعا خسته کننده خواهد شد و اثربخشی خود را از دست می دهد لذا دو یا سه ساعت نهایتا مطالعه دید کلی را به شما می دهد . منابع پیشنهادی :

بخش فرآیندسازی در پیج خودم

تعریف فرآیندسازی در سایت خوب متمم

در پایان این گام شما کلیه می دانید :

• فرآیند چیست ؟
• فرآیندسازی یعنی چه ؟

گام دوم : برنامه ریزی

زمان : روز اول هفته

حالا که با اطلاعات کافی سوار هلکوپتر شدید میتونید جاده های اصلی یا همون فرآیندهای اصلی شرکت خودتون و ببینید . پس شروع کنید به نوشتن اونها :

چند فرآیند اصلی در مجموعه شما وجود دارد ؟

نکته : دقت کنید جاده های اصلی شهر فقط در یک محله نیست پس فرآیندهای اصلی هم  میتواند در یک تیم یا واحد نباشد و از چندین بخش بگذرد.

در این قسمت میتونید از دسته بندی های استاندارد هم الگو بگیرید و ببینید برای مجموعه شما قابل استفاده هست (یک جورایی تقلب کنید ) فقط در نظر داشته باشید اگر براتون قابل درک نیست وپیچیده است اصلا درگیرش نشید و با الگو ذهنی خودتون پیش برید :

• دسته بندی براساس APQC

• دسته بندی براساس ITIL مخصوص شرکت های فناوری اطلاعات :

• در پایان این بخش شما می دانید

1. میخواهید چه کاری انجام دهید
2. فرآیندهای اصلی شرکت شما کدام هستند

گام سوم : شناسایی

زمان : بسته به تعداد فرآیندهای اصلی ۲ الی ۳ روز

گام سوم شامل شناسایی و همفکری و بهبود است و یک بخش گروهی است که توسط شما و دیگر پرسنل انجام می شود و می توانید برای هدایت درست و دریافت بهترین خروجی از حضور یک منتور در جلسات هم استفاده کنید.

حالا که فرآیندهای اصلی را دارید ببنید الان چه تیم ها و افرادی مسئولیت اجرای اونها هستند . افراد اصلی یا اگر تعداد مجریان کم است همه آنها را دورهم جمع کنید و در یک مصاحبه یک ساعته شرح کامل فرآیند اصلی خود را تهیه کنید، میتوانید هر قدم از کار را جداگانه بنویسید تا طراحی شماتیک فرآیند (مدلسازی) هم برایتان راحت تر باشد.

در جلسه مستندسازی فرآیند ۲ سوال مهم وجود دارد که از حاضرین بهتر است بپرسید و براساس پاسخ ها و جمع بندی مستندات را تهیه کنید :

1. این کار الان به چه صورت انجام می شود؟
2. آیا مسئله یا مشکلی در انجام کار وجود دارد که با تغییر روش انجام آن حل شود ؟

نکات مهم :

1. اگر افراد تعریف درستی از روال نداشتند در همان جلسه یک روال توافقی ایجاد کنید.
2. اگر مسائل زیادی در انجام کار وجود داشت آنها را بنویسید تا بتوانید برای حل هر کدام یک راهکار در نظر بگیرید ولی در نظر داشته باشید قرار نیست تمام مسائل را در همین دوره یک هفته ای حل کنید و خود مستندسازی باعث بهبود عملکرد می شود پس دلسرد نشوید
3. نگذارید مذاکرات به حاشیه برود و مسائل بزرگ نمایی شود هدف جلسه تهیه مستندی است که شرحی از روال مناسب انجام فرآیند اصلی مجموعه شماست پس همین مسیر را دنبال کنید
4. در مقابل هر کدام از فعالیت هایی که یادداشت می کنید مسئولین اجرا آن کار را بنویسید
5. سعی کنید برای هر فرآیند اصلی یک مسئل اصلی نیز در نظر بگیرید شخصی که مسئولیت اجرای صحیح فرآیند را بعهده می گیرد و نام وی را در مستند یادداشت کنید.

نمونه هایی از مستندسازی فرآیند

برای فرآیند توسعه دانش پس از مصاحبه و بررسی در یک مجموعه گام های زیر نوشته شده است :

فرآیند توسعه دانش و تخصص پرسنل

1. ابتدا هدف کسب و کار و مسایل سازمان توسط تیم منایع انسانی شناسایی میشود
2. دانش و اطلاعات مورد نیاز برای رسیدن به هدف توسط منایع انسانی شناسایی میشود

به منظور حل مساله به چه دانشی نیاز داریم؟

در حال حاضر چه دانشی وجود دارد و چه دانشی از دست رفته است؟

3. شناسایی نیازهای یادگیری و دانش ضمنی و و مهارت های پرنسل بر اساس گزارش دریافتی از پرسنل توسط منایع انسانی

• چه کسی دارای دانش خاص است؟
• چطور انها کار میکنند؟
• چه کسی دیگری به آن دانش نیاز دارد؟
• چطور ممکن است افرادی که به آن نیاز دارند طبقه بندی شوند؟

4. شناسایی کارکنانی که دارای دانش مورد نیاز سازمان هستند یا نیستند

5.در صورت دارا بودن دانش به توسعه ان (کنفرانس- کلاسهای تخصصی) کمک کرده

6.تسهیم دانش کارکنان ماهر با سایر پرسنل

7. درصورت کمبود و یا نداشتن دانش مورد نیاز

8. شناسایی مکان و منایع تامین کننده دانش مورد نیاز (کلاس- کتاب- ویدیوو …)

9.انتخاب بهترین منبع

10. سازماندهی و پیاده سازی دانش در سازمان از طریق نرم افزار مناسب طراحی شده توسط تیم IT

11.گزارش گیری از کارکنان و اندازه گیری و ارزیابی دانش و دست اوردهای ان در سازمان

12.  تخصیص پاداش جهت بالا بردن انگیزه پرسنل

یا برای فرآيند ارزیابی عملکرد گام های زیر نوشته شده است :

• فرآیند ارزیابی عملکرد

1. شاخص های ارزیابی عملیاتی برای هر شرح شغل در نظر گرفته میشود
2. شاخص های عملکردی هر تیم مشخص می شود
3. شاخص های کلیدی موفقیت مجموعه مشخص می شود
4. براساس آمار گذشته و اهداف آینده مقادیر مورد انتظار شاخص ها (تارگت یا اهداف اسمارت)مشخص می گردد
5. تعیین پاداش عملکرد براساس درصد تحقق تارگت ها در هر تیم
6. ارزیابی عملکرد شاخص ها بصورت ماهانه و تعیین پاداش عملکرد براساس میزان تعیین شده
7. تائید مبالغ توسط مدیر ارشد
8. بررسی توسط مدیر منابع انسانی به لحاظ شاخص های عملیاتی شغل و شاخص های عمومی
9. برگزاری جلسه ماهانه بررسی عمکرد سازمان طبق دستور العمل که در آن ابتدا به بررسی میزان شاخص های اصلی موفقیت مجموعه می پردازیم سپس عملکرد افراد و تیم هاییکه به تارگت ها دست پیدا کردند را تشویق می کنیم و سپس در خصوص مسائل جاری و پیشنهادات بهبودی صحبت می شود. در این جلسه لیدر هر تیم می تواند گزارش ماهانه تیم خود را ارائه نماید
10. واریز پاداش ها طبق موعد توسط مالی
11. اعلام رسمی به پرسنل

• در پایان این بخش شما شرح کاملی از کلیه فرآیندهای اصلی مجموعه خود راخواهید داشت:

گام چهارم : طراحی و تکمیل مستندات

زمان : بسته به تعداد فرآیندهای اصلی ۲ الی ۳ روز

گام چهارم شامل طراحی و تکمیل مستندات است که بهتر است از یک فرد متخصص برای اینکار استفاده کنید و در زمان و هزینه مجموعه صرفه جویی کنید زیرا وقتی شرح فرآیندها را دایرد طراحی آنها برای فرد دارای این مهارت یک تا دو روز بیشتر زمان نمی برد

روش ها طراحی فرآیند متنوع است ولی چرا ما به طراحی فرآیند نیاز داریم ؟

مفهومی که تصویر به ذهن منتقل می کند ساده تر و قابل درک تر است چیزی که اینستاگرام آنرا ثابت کرده است . بجز اینکه مفاهیم تصویری برای افراد بیشتر قابل درک هستند،بروز رسانی و بهبود آنها هم راحت تر است .

با یک سرچ در گوگل می توانید مدل های مختلف طراحی فرآیند را مشاهده کنید :

• در پایان این بخش شما کلیه فرآیندهای مجموعه خود را بصورت مدل شده خواهید داشت

مزایا این هفته فرآیندسازی چیست ؟

• افزایش شناخت شما از کلیه کارها و روش صحیح انجام آنها
• امکان کنترل و ارزیابی کارها براساس الگو صحیح ایجاد شده
• کاهش خطاهای انسانی بخاطر ایجاد الگو و مشخص بودن مسیر برای همه
• امکان انتقال فرآیندها به نرم افزارها و کاهش سرعت انجام کارها
• اجماع نظر افراد برای انتخاب بهترین شیوه انجام کارها و افزایش همدلی و مشارکت
• ایجاد نسخه اولیه و امکان بروزرسانی فرآیندها براساس تغییرات و بازه های زمانی پیش رو

رابی بعنوان مشاور و منتور در تمام گام های بالا می تواند همراه شما و مجموعه شما باشد و مزایای گفته را برایتان تضمین کند .